Keuzemenu laten aanpassen: hoe werkt dat via een telecompartner?

Het aanpassen van je keuzemenu voor je telefoon gaat via je telecomprovider of telecompartner. Je geeft door welke wijzigingen je wilt, zij voeren deze door in de telefooncentrale of hosted omgeving. Dat kan variëren van een simpele tekstaanpassing tot een volledige herstructurering van je belrouting. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dat proces precies werkt.

Wie regelt de aanpassing van je keuzemenu?

De aanpassing van je keuzemenu wordt geregeld door je telecomprovider of telecompartner. Bij hosted telefonie of een VoIP-omgeving heeft een beheerder soms zelf toegang tot een portaal om wijzigingen door te voeren. In andere gevallen dien je een verzoek in bij de servicedesk van je provider, die de aanpassing technisch verwerkt.

Welke route je bewandelt, hangt af van hoe je telefonie is ingericht. Bij een traditionele telefooncentrale op locatie is doorgaans een engineer nodig om aanpassingen te doen. Bij een cloudgebaseerde omgeving zijn sommige wijzigingen via een beheerportaal zelf in te stellen, maar voor complexere aanpassingen, zoals het toevoegen van nieuwe keuzes of het koppelen van belgroepen, schakel je alsnog je telecompartner in.

Het is verstandig om te weten wie binnen jouw organisatie gemachtigd is om wijzigingen aan te vragen. Niet elke medewerker mag zomaar de belrouting aanpassen. Spreek dit intern af en leg het vast bij je provider, zodat er geen verwarring ontstaat over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Hoe verloopt het aanpassingsproces stap voor stap?

Het aanpassingsproces voor een keuzemenu verloopt doorgaans in vier stappen: je brengt de gewenste wijzigingen in kaart, dient een verzoek in bij je telecompartner, de wijzigingen worden doorgevoerd en getest, en daarna ontvang je een bevestiging dat alles correct werkt. De exacte doorlooptijd verschilt per situatie en provider.

1. Inventariseer de gewenste wijzigingen: Bepaal welke opties in het keuzemenu moeten veranderen. Denk aan nieuwe keuzes, gewijzigde doorschakelingen, een aangepaste welkomsttekst of andere openingstijden.
2. Dien een verzoek in: Neem contact op met je telecompartner via de servicedesk of het klantportaal. Geef zo concreet mogelijk aan wat je wilt wijzigen.
3. Verwerking en configuratie: De technisch beheerder past de instellingen aan in de telefooncentrale of cloudomgeving. Bij complexere aanpassingen kan dit meer afstemming vereisen.
4. Test en bevestiging: Na de aanpassing test je het keuzemenu door zelf in te bellen. Controleer of alle keuzes correct doorschakelen en of de ingesproken teksten kloppen.

Zorg er altijd voor dat je de gewenste situatie schriftelijk aanlevert bij je telecompartner. Dat voorkomt misverstanden en biedt een referentie als er later vragen ontstaan over wat er precies is afgesproken.

Wat kost het aanpassen van een zakelijk keuzemenu?

De kosten voor het aanpassen van een zakelijk keuzemenu zijn afhankelijk van je abonnement, de complexiteit van de wijziging en de afspraken die je hebt gemaakt met je telecompartner. Sommige aanpassingen vallen binnen het beheer dat al is inbegrepen; voor uitgebreidere wijzigingen kunnen aanvullende kosten gelden.

Bij veel telecompartners zijn kleine aanpassingen, zoals het wijzigen van een doorkiesnummer of het aanpassen van een openingstekst, onderdeel van de reguliere dienstverlening. Grotere ingrepen, zoals het volledig opnieuw inrichten van een belrouting of het toevoegen van nieuwe belgroepen, kunnen als apart project worden behandeld.

Vraag bij je telecompartner na welke aanpassingen binnen je huidige afspraken vallen en welke apart worden doorberekend. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. Een goede telecompartner is hier transparant over en denkt proactief met je mee over wat de meest efficiënte aanpak is.

Hoe vaak kun je een keuzemenu laten wijzigen?

Er is geen wettelijk maximum aan het aantal keer dat je een keuzemenu kunt laten wijzigen. In principe kun je het zo vaak aanpassen als nodig is. In de praktijk raden telecompartners aan om structurele wijzigingen gebundeld door te voeren, zodat je telefooncentrale overzichtelijk blijft en je klanten niet telkens een nieuw keuzemenu tegenkomen.

Veelvoorkomende momenten waarop bedrijven hun keuzemenu aanpassen zijn bij een reorganisatie, het aannemen van nieuwe medewerkers, een wijziging in openingstijden, of wanneer afdelingen worden samengevoegd of opgesplitst. Sommige organisaties passen hun keuzemenu ook seizoensgebonden aan, bijvoorbeeld tijdens vakanties of drukke periodes.

Houd er rekening mee dat te frequente wijzigingen verwarrend kunnen zijn voor vaste bellers. Als klanten steeds een ander keuzemenu horen, kan dat de professionele uitstraling van je organisatie ondermijnen. Streef naar stabiliteit en pas het menu alleen aan als er een concrete aanleiding is.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het aanpassen van een keuzemenu?

De meest gemaakte fouten bij het aanpassen van een keuzemenu zijn: te veel keuzes aanbieden, onduidelijke of verouderde ingesproken teksten gebruiken, vergeten te testen na de aanpassing, en geen rekening houden met wat er buiten kantooruren gebeurt met inkomende gesprekken.

Een keuzemenu met vijf of meer opties schrikt bellers af. Onderzoek naar belgedrag laat zien dat bellers afhaken als ze te lang moeten luisteren voordat ze de juiste keuze kunnen maken. Beperk het menu tot maximaal drie of vier opties en zorg dat de meest gekozen optie als eerste wordt genoemd.

Andere fouten die regelmatig voorkomen:

• Verouderde teksten: Een keuzemenu dat verwijst naar een afdeling of medewerker die er al lang niet meer werkt, maakt een onprofessionele indruk.
• Geen fallback bij geen gehoor: Als niemand opneemt, moet een gesprek ergens naartoe worden doorgestuurd. Vergeet dit niet in te stellen bij de aanpassing.
• Niet testen vanuit klantperspectief: Bel zelf in als een gewone klant en doorloop het volledige menu. Pas dan zie je of alles klopt.
• Ingesproken teksten van lage kwaliteit: Ruis, onduidelijke dictie of een amateuristisch ingesproken bericht ondermijnt het vertrouwen van bellers.

Neem na elke aanpassing de tijd om het keuzemenu grondig te testen, bij voorkeur met iemand die de nieuwe situatie nog niet kent. Dat geeft het meest realistische beeld van hoe een klant het menu ervaart.

Hoe wij helpen met het aanpassen van je keuzemenu

Als telecompartner voor zakelijke organisaties nemen wij het volledige proces rondom je zakelijke telefonie uit handen, inclusief het aanpassen van je keuzemenu. Of het nu gaat om een kleine tekstwijziging of een volledige herstructurering van je belrouting: onze eigen engineers zorgen dat het goed wordt ingesteld, getest en gedocumenteerd.

Wat wij concreet voor je doen:

• We inventariseren samen met jou welke wijzigingen nodig zijn en waarom
• We vertalen jouw wensen naar een logische en klantgerichte belstructuur
• We voeren de aanpassingen door in jouw telefooncentrale of hosted omgeving
• We testen het keuzemenu grondig voordat het live gaat
• We zijn bereikbaar via onze eigen servicedesk als er achteraf vragen of aanpassingen nodig zijn

We werken zonder lange wachttijden en met directe toegang tot mensen die weten hoe jouw omgeving in elkaar zit. Zo hoef jij je nergens druk over te maken. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste oplossing.

Gerelateerde artikelen

• Wat zijn de belangrijkste criteria bij het kiezen van een telefonie leverancier?
• Wat zijn de kosten van unified communications voor mkb-bedrijven?
• Hoe voorkom je hackers bij internettelefonie?
• Hoe test je de kwaliteit van je VoIP verbinding?
• Wat zijn de beveiligingsrisico's van VoIP telefonie?