Openingstijden telefoon instellen: wat gebeurt er buiten kantooruren met inkomende gesprekken?

Als een gesprek binnenkomt buiten kantooruren, bepaalt de instelling van je telefooncentrale wat er vervolgens gebeurt. Zonder actieve configuratie gaat een oproep doorgaans gewoon over totdat hij wordt opgenomen of verbroken. Met de juiste openingstijden ingesteld op je zakelijke telefoonsysteem stuur je elk gesprek automatisch naar de juiste bestemming: een welkomstmelding, voicemail, of een doorschakeling naar een dienstdoende medewerker. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over het instellen van openingstijden en het slim afhandelen van gesprekken buiten werktijd.

Wat gebeurt er standaard met een gesprek dat buiten kantooruren binnenkomt?

Zonder specifieke instellingen blijft een inkomend gesprek buiten kantooruren gewoon overgaan. De beller krijgt geen uitleg, geen alternatief en geen verwachting over wanneer hij teruggebeld wordt. In de praktijk betekent dit dat de beller ophangt, het ergens anders probeert, of simpelweg afhaakt.

Dit is een situatie die veel zakelijke dienstverleners herkennen zonder zich er altijd van bewust te zijn. Medewerkers zijn thuis, niemand neemt op, en de beller verdwijnt stilletjes uit beeld. Geen gemiste oproep in het systeem, geen voicemailbericht, geen enkele aanwijzing dat er iemand heeft geprobeerd contact op te nemen. De schade is onzichtbaar, maar reëel.

Moderne zakelijke telefooncentrales bieden de mogelijkheid om dit gedrag volledig te configureren. Zodra de openingstijden zijn ingesteld, herkent het systeem automatisch wanneer een oproep buiten werktijd binnenkomt en handelt het af volgens de regels die jij hebt bepaald.

Welke opties zijn er voor het afhandelen van gesprekken buiten kantooruren?

Er zijn meerdere manieren om inkomende gesprekken buiten kantooruren op te vangen. De meest gebruikte opties zijn een openingstijdenmelding, voicemail, doorschakeling naar een mobiel nummer, of een combinatie van deze mogelijkheden.

Een overzicht van de meest toegepaste oplossingen:

• Openingstijdenmelding: de beller hoort een ingesproken bericht met je openingstijden en eventueel een alternatief contactkanaal.
• Voicemail: de beller kan een bericht inspreken dat jij op een later moment terugluistert.
• Doorschakeling naar mobiel: buiten kantoortijd worden gesprekken doorgestuurd naar een dienstdoende medewerker of pikettelefoon.
• Combinatie van melding en voicemail: de beller hoort eerst een melding, en krijgt daarna de optie een bericht in te spreken.
• Automatisch terugbelverzoek: sommige systemen bieden de mogelijkheid een terugbelverzoek te registreren zonder dat de beller een bericht hoeft in te spreken.

Welke optie het beste past, hangt af van de aard van je organisatie, de verwachtingen van je klanten en de beschikbaarheid van je medewerkers buiten werktijd.

Hoe stel je openingstijden in op een zakelijke telefooncentrale?

Openingstijden instellen op een zakelijke telefooncentrale doe je via het beheerportaal van je telefoniesysteem. Je definieert per dag en tijdvak wanneer je organisatie bereikbaar is, en koppelt aan elk tijdvak een specifieke actie voor inkomende gesprekken.

De stappen zijn doorgaans als volgt:

1. Log in op het beheerportaal van je zakelijke telefoonsysteem.
2. Navigeer naar de instellingen voor tijdschema’s of openingstijden.
3. Definieer de reguliere kantoortijden per dag van de week.
4. Voeg uitzonderingen toe voor feestdagen of geplande sluitingsdagen.
5. Koppel aan elk tijdvak een actie: doorschakelen, voicemail, melding of een combinatie.
6. Sla de instellingen op en test het systeem door buiten kantooruren een testoproep te plaatsen.

Bij hosted telefonieoplossingen is dit beheerportaal altijd online toegankelijk, wat betekent dat je instellingen op elk moment kunt aanpassen, ook als er iets verandert in de bezetting of planning. Dat is een groot voordeel ten opzichte van traditionele telefooncentrales waarbij een technicus langs moest komen voor elke wijziging.

Wat is het verschil tussen een openingstijdenmelding en een voicemail?

Een openingstijdenmelding is een eenrichtingsbericht: de beller hoort een ingesproken tekst, maar kan zelf niets terugzeggen. Een voicemail is interactief: de beller krijgt de kans een bericht in te spreken dat jij later kunt beluisteren. Beide hebben een andere functie en een ander effect op de beller.

Een openingstijdenmelding is geschikt als je bellers snel wilt informeren over wanneer je bereikbaar bent en ze geen actie hoeven te ondernemen. Het is laagdrempelig en snel. Nadeel is dat de beller geen spoor achterlaat en jij niet weet wie er heeft geprobeerd contact op te nemen.

Voicemail vraagt iets meer van de beller, maar levert jou waardevolle informatie op. Je weet wie er heeft gebeld, wat de vraag of het verzoek was, en je kunt gericht terugbellen. Voor zakelijke dienstverleners waarbij elke lead telt, is voicemail daardoor vrijwel altijd de betere keuze ten opzichte van uitsluitend een openingstijdenmelding.

De sterkste combinatie is een melding die de beller informeert over de openingstijden, gevolgd door de optie een voicemailbericht in te spreken. Zo is de beller geïnformeerd én heb jij de informatie om proactief terug te bellen.

Hoe zorg je dat buiten kantooruren geen omzet verloren gaat?

Om omzetverlies buiten kantooruren te voorkomen, is het belangrijk dat elke inkomende oproep een bestemming heeft die de beller vasthoudt. Dat betekent: geen situatie waarbij een telefoon onbeantwoord blijft overgaan zonder enige reactie van het systeem.

Concrete maatregelen om omzet te beschermen buiten werktijd:

• Stel altijd een voicemail in als vangnet, zodat bellers een bericht kunnen achterlaten.
• Luister voicemailberichten dagelijks af en bel dezelfde dag nog terug.
• Overweeg doorschakeling naar een mobiel nummer voor urgente vragen, zeker in sectoren waar klanten snel een alternatief vinden.
• Gebruik een duidelijke openingstijdenmelding zodat bellers weten wanneer ze wél iemand aan de lijn krijgen.
• Analyseer regelmatig gemiste oproepen en voicemailberichten om patronen te herkennen: als veel bellers buiten werktijd bellen, kan het zinvol zijn de bereikbaarheid aan te passen.

Het gaat er niet om 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Het gaat erom dat een beller altijd het gevoel heeft dat zijn oproep aankomt en serieus genomen wordt, ook als er op dat moment niemand beschikbaar is.

Wanneer is het slim om openingstijden per afdeling of nummer in te stellen?

Het is slim om openingstijden per afdeling of nummer in te stellen zodra verschillende onderdelen van je organisatie een andere bereikbaarheid hebben. Een klantenservice die tot 17:00 uur bereikbaar is, heeft andere instellingen nodig dan een spoedlijn die doorloopt tot 20:00 uur.

Situaties waarin afdelingsspecifieke instellingen zinvol zijn:

• Je organisatie heeft een receptie, een technische dienst en een commercieel team met elk andere werktijden.
• Je werkt met meerdere vestigingen of locaties die niet allemaal dezelfde openingstijden hanteren.
• Je biedt een spoedservice of piketdienst aan voor specifieke klantgroepen.
• Na een fusie lopen er twee telefoonsystemen naast elkaar en wil je per nummer een eigen routing instellen.
• Je wilt voor een campagne of tijdelijk project een apart nummer met afwijkende bereikbaarheidsregels instellen.

Moderne hosted telefonieoplossingen maken het mogelijk om per nummer, per wachtrij of per afdeling volledig onafhankelijke tijdschema’s in te richten. Dat geeft de flexibiliteit om de bereikbaarheid precies af te stemmen op hoe jouw organisatie werkt, zonder dat dit ten koste gaat van het overzicht.

Hoe Flexcom helpt met het instellen van openingstijden

Wij begrijpen dat bereikbaarheid voor zakelijke dienstverleners geen bijzaak is. Een gemiste oproep kan een gemiste opdracht betekenen. Daarom helpen wij organisaties om hun telefooncentrale zo in te richten dat elk gesprek, ook buiten kantooruren, op de juiste manier wordt afgehandeld.

Wat wij daarbij bieden:

• Hosted telefonie met intuïtief beheerportaal, zodat je openingstijden altijd zelf kunt aanpassen.
• Persoonlijk advies over de beste routing voor jouw organisatiestructuur en bereikbaarheidswensen.
• Installatie en configuratie door eigen engineers, inclusief het inspreken van meldingen en het instellen van tijdschema’s per nummer of afdeling.
• Een eigen servicedesk die direct bereikbaar is als er iets verandert in je bezetting of planning en je instellingen snel wilt aanpassen.
• Mogelijkheid tot integratie met CRM, zodat je niet alleen weet dat er gebeld is, maar ook door wie.

Wil je weten hoe wij jouw bereikbaarheid buiten kantooruren sluitend kunnen maken? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw situatie. Je kunt ook meer lezen over onze zakelijke communicatieoplossingen om een beeld te krijgen van wat er mogelijk is.

Gerelateerde artikelen

• Hoe moderniseer je de telefonie van je bedrijf stap voor stap?
• Bereikbaar buiten kantoor in Utrecht: hoe lossen zakelijke dienstverleners dit op?
• Wat zijn de kosten van zakelijke mobiele toestellen?
• Welke back-up oplossingen zijn er voor telefonie uitval?
• Hoe voorkom je onverwachte telefonie kosten?