Hoe stel je automatisch openingstijden in op je telefoonsysteem?

Je stelt automatisch openingstijden in op je telefoonsysteem via een tijdschema, ook wel een tijdrouting of dagschema genoemd. Daarin geef je per dag en per tijdvak aan wanneer het systeem oproepen doorstuurt naar een medewerker of wachtrij, en wanneer het overschakelt naar een bandje of voicemail. Dit werkt in vrijwel elk modern VoIP- of hosted telefoonsysteem en vereist geen technische kennis om te configureren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het instellen van openingstijden op je telefoon.

Wat gebeurt er met inkomende oproepen buiten kantooruren?

Buiten kantooruren stuurt het telefoonsysteem inkomende oproepen automatisch door naar een vooraf ingestelde bestemming. Dat kan een ingesproken begroeting zijn, een voicemail, een doorschakeling naar een mobiel nummer of een combinatie van die opties. Zolang het tijdschema correct is ingesteld, hoeft niemand dit handmatig te regelen.

Zonder deze instelling blijft een telefoon gewoon overgaan, ook als er niemand aanwezig is om op te nemen. Dat is niet alleen onprofessioneel, het kost je ook potentiële klanten. Bellers die geen antwoord krijgen en geen duidelijke boodschap horen, haken af en bellen de volgende aanbieder. Een goed geconfigureerd systeem zorgt er juist voor dat elke beller altijd iets hoort, ook als jij of je collega’s niet beschikbaar zijn.

Hoe werkt een tijdschema in een telefoonsysteem?

Een tijdschema in een telefoonsysteem is een instelling waarmee je per dag en per tijdsblok bepaalt hoe inkomende oproepen worden afgehandeld. Je definieert bijvoorbeeld dat oproepen van maandag tot vrijdag tussen 08:30 en 17:30 worden doorgestuurd naar de receptie of een wachtrij, en buiten die tijden naar een voicemail of begroeting.

Het systeem vergelijkt bij elke inkomende oproep de actuele tijd met het ingestelde schema en kiest automatisch de juiste route. In de meeste hosted telefonieomgevingen stel je dit in via een webportaal of beheerpaneel. Je maakt daar één of meerdere tijdprofielen aan, koppelt die aan een inbelroute of een telefoonnummer, en het systeem doet de rest. Wijzigingen zijn direct actief, zonder dat je opnieuw hoeft te bellen of dat er een engineer ter plaatse nodig is.

Welke opties heb je voor de begroeting buiten openingstijden?

Voor de begroeting buiten openingstijden heb je doorgaans vier opties: een ingesproken audiobestand, een tekst-naar-spraak boodschap, een doorschakeling naar voicemail of een doorschakeling naar een ander telefoonnummer. De meeste systemen ondersteunen een combinatie, bijvoorbeeld eerst een boodschap en daarna de mogelijkheid om een voicemail in te spreken.

Welke optie het beste past, hangt af van wat bellers nodig hebben buiten jouw werktijden:

• Ingesproken begroeting: persoonlijk en professioneel, ideaal als je de verwachtingen duidelijk wilt managen (“We zijn bereikbaar van maandag tot vrijdag…”)
• Voicemail: geschikt als je wilt dat bellers een bericht kunnen achterlaten dat je de volgende werkdag afhandelt
• Doorschakeling naar mobiel: handig als er een piketdienst of bereikbaarheidsdienst is buiten kantooruren
• Combinatie: eerst een boodschap met openingstijden, daarna de keuze voor voicemail of terugbelverzoek

Zorg er altijd voor dat de boodschap actueel is. Een begroeting die verwijst naar verouderde openingstijden of een medewerker die al lang niet meer bij je werkt, maakt een onprofessionele indruk.

Hoe stel je openingstijden stap voor stap in?

Het instellen van openingstijden op je telefoonsysteem verloopt in de meeste systemen via het beheerpaneel en bestaat uit een paar vaste stappen. De exacte naamgeving verschilt per platform, maar de logica is overal vergelijkbaar.

1. Log in op het beheerpaneel van je telefoniesysteem of hosted omgeving.
2. Ga naar de instellingen voor tijdschema’s, ook wel aangeduid als “openingstijden”, “tijdrouting” of “dagschema”.
3. Maak een nieuw schema aan en geef het een herkenbare naam, zoals “Standaard kantooruren”.
4. Stel per dag de begin- en eindtijd in waarop je bereikbaar bent. Doe dit voor alle werkdagen afzonderlijk als de tijden verschillen.
5. Koppel het schema aan een inbelroute of nummer. Bepaal wat er buiten de ingestelde tijden moet gebeuren: begroeting, voicemail of doorschakeling.
6. Upload of neem een begroeting op voor buiten kantooruren als je die nog niet hebt.
7. Test de instelling door buiten kantooruren in te bellen en te controleren of de routing klopt.

Bij hosted telefonie zijn wijzigingen direct actief. Je hoeft niet te wachten op een technicus en er is geen downtime.

Kun je ook afwijkende tijden instellen voor feestdagen?

Ja, vrijwel elk modern telefoonsysteem biedt de mogelijkheid om afwijkende tijden in te stellen voor feestdagen of andere uitzonderingsdagen. Dit doe je door naast het standaard tijdschema een apart feestdagenschema aan te maken dat op specifieke datums voorrang krijgt boven de normale routing.

In de praktijk werkt dit zo: je maakt een lijst aan van de datums waarop je gesloten bent of afwijkende tijden hanteert, koppelt daar een eigen begroeting aan en activeert het schema. Op die dagen negeert het systeem automatisch het standaard weekschema en gebruikt het de feestdageninstelling. Zo hoef je op Kerstavond of Goede Vrijdag niet handmatig in te grijpen.

Sommige systemen laten je ook een jaarlijks terugkerend schema instellen, zodat je nationale feestdagen maar één keer hoeft in te voeren. Controleer wel elk jaar of de tijden en boodschappen nog kloppen, zeker als je openingstijden of contactpersonen zijn gewijzigd.

Wat als het telefoonsysteem de openingstijden niet ondersteunt?

Als je huidige telefoonsysteem geen tijdschema’s ondersteunt, is dat een duidelijk signaal dat het systeem verouderd is. Oudere analoge centrales of end-of-life systemen missen deze functionaliteit vaak volledig, wat betekent dat je medewerkers handmatig moeten doorschakelen of dat bellers buiten kantooruren gewoon geen gehoor krijgen.

In dat geval zijn er twee praktische opties:

• Overstappen naar een hosted of VoIP-systeem: cloudgebaseerde telefonieoplossingen hebben tijdschema’s standaard ingebouwd en zijn via een webportaal eenvoudig te beheren, zonder fysieke hardware op locatie.
• Een tijdelijke doorschakeloplossing via de provider: sommige providers bieden op netwerkniveau een tijdgestuurde doorschakeling aan, los van je eigen systeem. Dit is een noodoplossing, maar kan helpen als je nog niet direct kunt overstappen.

Een systeem dat openingstijden niet ondersteunt, heeft doorgaans ook andere beperkingen: geen wachtrijen, geen rapportages, geen integratie met andere tools. De stap naar een modern systeem lost meerdere problemen tegelijk op.

Hoe wij helpen met openingstijden instellen op je telefoonsysteem

Wij begrijpen dat het instellen van tijdschema’s, begroetingen en feestdagenroutings in de praktijk meer vragen oproept dan een handleiding beantwoordt. Zeker als je organisatie groeit, medewerkers op wisselende tijden werken of je meerdere locaties hebt met eigen openingstijden.

Wat wij voor je regelen:

• We analyseren hoe oproepen nu worden afgehandeld en waar het misgaat buiten kantooruren
• We configureren tijdschema’s, begroetingen en feestdagenroutings volledig naar jouw situatie
• We koppelen je telefoonsysteem aan je CRM of andere tools, zodat bellers altijd bij de juiste persoon terechtkomen
• We zorgen dat wijzigingen, zoals nieuwe medewerkers of aangepaste openingstijden, snel en foutloos worden doorgevoerd
• Onze eigen servicedesk staat klaar als er vragen zijn, zonder lange wachttijden

Of je nu voor het eerst openingstijden wilt instellen of overstapt van een verouderd systeem naar een moderne hosted omgeving: we denken graag met je mee. Neem contact op en we kijken samen naar wat het beste past bij jouw organisatie.

Gerelateerde artikelen

• Hoe houden medewerkers een zakelijk nummer als ze thuis werken?
• Doorschakeling instellen in de Randstad: welke opties passen bij een hybride werkende organisatie?
• Welke kosten zijn verbonden aan zakelijke mobiele contracten?
• Hoe lang loopt een zakelijk mobiel contract gemiddeld?
• Wat moet je regelen bij overstap naar nieuwe telefonie provider?