Hoe stel je openingstijden in voor inkomende zakelijke oproepen?

Openingstijden instellen voor inkomende zakelijke oproepen doe je via de tijdschema-instellingen van je telefooncentrale of hosted telefonieomgeving. Je definieert daarin de uren waarop je bereikbaar bent, en geeft aan wat er met oproepen moet gebeuren buiten die tijden, denk aan een voicemailbericht, een doorschakeling of een afwezigheidsboodschap. Dit geldt voor zowel vaste nummers als voor situaties waarbij je een bedrijfsnummer op mobiel wilt laten werken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dit in de praktijk werkt.

Wat gebeurt er met oproepen buiten kantooruren?

Buiten kantooruren bepaalt jouw telefonieomgeving automatisch wat er met een inkomende oproep gebeurt, op basis van het tijdschema dat je hebt ingesteld. Zonder zo’n schema blijft de telefoon gewoon overgaan of gaat de beller direct naar een voicemail die misschien al jaren niet meer is bijgewerkt.

Stel je een tijdschema in, dan heb je volledige controle. Bellers horen dan een professionele boodschap zoals “Wij zijn momenteel gesloten, onze openingstijden zijn…” of ze worden doorgeschakeld naar een collega die wél bereikbaar is. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar veel organisaties ontdekken pas dat dit niet goed is ingesteld wanneer een klant klaagt over een gemiste oproep of een verouderd welkomstbericht.

Een goede instelling voorkomt ook dat medewerkers na werktijd ongewenst worden gebeld op hun privétoestel. Zakelijk en privé blijven zo gescheiden, wat zowel voor medewerkers als voor de professionaliteit van je organisatie beter is.

Welke opties heb je voor oproepen buiten openingstijden?

Voor oproepen buiten openingstijden zijn er meerdere opties, afhankelijk van wat het beste past bij jouw organisatie. De meest gebruikte mogelijkheden zijn een voicemailbericht, een ingesproken afwezigheidsboodschap, doorschakelen naar een mobiel nummer of een combinatie hiervan.

De meest voorkomende keuzes op een rij:

• Voicemail met terugbelverzoek: De beller laat een bericht achter dat je de volgende werkdag verwerkt.
• Afwezigheidsboodschap: Een ingesproken bericht met je openingstijden, zonder dat de beller een bericht kan achterlaten.
• Doorschakelen naar mobiel: Oproepen worden doorgestuurd naar een collega of piketdienst die wél bereikbaar is buiten kantoor. Hierbij blijft het zakelijke nummer weergegeven, zodat de beller niet het gevoel heeft dat hij een privépersoon belt.
• Alternatief keuzemenu: Buiten kantooruren krijgen bellers een aangepast keuzemenu, bijvoorbeeld met alleen een noodoptie.

Welke optie je kiest, hangt af van de aard van je dienstverlening. Een adviesbureau kiest misschien voor voicemail, terwijl een logistieke dienstverlener juist altijd bereikbaar wil zijn via doorschakeling naar een mobiel bereikbare medewerker.

Hoe stel je openingstijden in via een hosted telefooncentrale?

Via een hosted telefooncentrale stel je openingstijden in via een online beheerportaal, zonder dat je daarvoor technische kennis of fysieke hardware nodig hebt. Je maakt een tijdschema aan, koppelt dat aan een of meerdere nummers, en bepaalt per tijdsblok wat er met inkomende oproepen moet gebeuren.

De stappen in de praktijk zien er doorgaans zo uit:

1. Log in op het beheerportaal van je telefonieomgeving.
2. Ga naar de instellingen voor tijdschema’s of openingstijden.
3. Maak een nieuw schema aan en voer de openingstijden in per dag.
4. Stel in wat er buiten die tijden moet gebeuren: voicemail, doorschakeling of boodschap.
5. Koppel het schema aan het gewenste telefoonnummer of de gewenste afdeling.

Een hosted omgeving biedt daarbij het voordeel dat je dit op elk moment kunt aanpassen, ook op afstand. Ga je eerder dicht vanwege een feestdag? Je past het schema in enkele minuten aan via je browser of een app. Dat is een groot verschil met een verouderde fysieke telefooncentrale waarbij je soms een monteur nodig hebt voor de eenvoudigste aanpassingen.

Kun je verschillende openingstijden instellen per afdeling of nummer?

Ja, bij de meeste moderne hosted telefonieomgevingen kun je per afdeling, per nummer of per wachtrij een eigen tijdschema instellen. Zo kan de receptie andere openingstijden hebben dan de technische helpdesk, en kan een noodnummer altijd bereikbaar blijven terwijl andere lijnen buiten kantoortijd gesloten zijn.

Dit is vooral nuttig voor organisaties met meerdere teams of locaties. Een juridisch kantoor kan bijvoorbeeld instellen dat de algemene lijn sluit om 17:30, maar dat cliënten met een lopende zaak via een apart nummer nog tot 19:00 een medewerker kunnen bereiken. Die flexibiliteit is precies wat zakelijke dienstverleners nodig hebben om professioneel bereikbaar te zijn zonder medewerkers onnodig te belasten.

In de praktijk werkt dit via afzonderlijke tijdschema’s die je per nummer of per wachtrij instelt. Zo heb je volledige controle, zonder dat alles aan één globale instelling vastzit.

Hoe werkt vast-mobiel integratie bij openingstijden buiten kantoor?

Bij vast-mobiel integratie worden inkomende oproepen op je vaste bedrijfsnummer automatisch doorgeschakeld naar een mobiel toestel, ook buiten kantooruren, als je dat wilt. Het grote voordeel is dat medewerkers bereikbaar blijven via hun zakelijke nummer onderweg, zonder dat bellers een privénummer te zien krijgen.

Je stelt dit in via het tijdschema: binnen kantooruren gaan oproepen naar de wachtrij of het toestel op kantoor, buiten kantooruren worden ze doorgeschakeld naar een aangewezen mobiel nummer. De beller merkt daar niets van en ziet altijd het bedrijfsnummer. Medewerkers kunnen via hun smartphone bellen en gebeld worden via het bedrijfsnummer, wat de scheiding tussen werk en privé intact houdt.

Wil je intern bellen via het bedrijfsnummer, ook als collega’s op verschillende locaties werken? Dan regelt vast-mobiel integratie ook dat: collega’s bereik je via een intern toestelnummer, ongeacht of ze op kantoor zijn of onderweg. Dit maakt één nummer vast mobiel een praktische standaard voor moderne zakelijke dienstverleners.

Wat is het verschil tussen een tijdschema en een wachtrij?

Een tijdschema bepaalt wanneer oproepen worden aangenomen of doorgestuurd. Een wachtrij bepaalt hoe oproepen worden verdeeld onder beschikbare medewerkers tijdens de openingstijden. Beide zijn onderdeel van een goed ingericht telefoniesysteem, maar ze vervullen een andere functie.

Ter verduidelijking:

• Tijdschema: Definieert de openingstijden. Buiten die tijden wordt een oproep omgeleid naar voicemail, een boodschap of een doorschakeling. Het tijdschema is de poortwachter.
• Wachtrij: Vangt oproepen op tijdens openingstijden wanneer alle medewerkers bezet zijn. Bellers horen wachtmuziek of een boodschap en worden in volgorde verbonden zodra er iemand beschikbaar is.

In de praktijk werken ze samen: het tijdschema zorgt dat buiten kantooruren geen oproepen in de wachtrij terechtkomen, en de wachtrij zorgt dat oproepen tijdens openingstijden netjes worden afgehandeld. Ontbreekt één van de twee, dan ontstaan er gaten: ofwel bellers die buiten kantoortijd eindeloos in een wachtrij hangen, ofwel bellers die tijdens openingstijden geen kans krijgen en direct op voicemail belanden.

Hoe wij helpen met bereikbaarheid buiten kantooruren

Bij Flexcom regelen we de volledige inrichting van je telefonieomgeving, inclusief tijdschema’s, wachtrijen en vast-mobiel integratie. Onze eigen engineers zorgen voor de installatie en configuratie, en onze servicedesk staat klaar als je iets wilt aanpassen. Concreet bieden we:

• Tijdschema’s per nummer, afdeling of wachtrij, afgestemd op jouw werkwijze
• Doorschakeling naar mobiel waarbij het zakelijke nummer weergegeven altijd gewaarborgd is
• Hosted telefonie die je via een online portaal zelf kunt beheren, zonder monteur
• Vast-mobiel integratie zodat medewerkers één nummer gebruiken, zowel op kantoor als onderweg
• Persoonlijk advies over welke instelling het beste past bij jouw organisatie

Wil je weten hoe we dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen

• Wat gebeurt er met zakelijke oproepen als de internetverbinding uitvalt?
• Hoe herstel je een defecte telefooncentrale?
• Hoe los je slechte geluidskwaliteit op bij VoIP?
• Welke soorten telefooncentrale zijn er voor bedrijven?
• Hoe stel je een professionele voicemail in?